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把握辦會細節(jié) 做好會務工作
會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證,會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。做好會務工作，需要在會前、會中、會后分別把握好這些細節(jié)。
會前做好部署檢查 準備要充分
會前準備工作是否充分，是決定會議能否成功的關鍵環(huán)節(jié)。
一是方案要細。會前準備工作要根據會議任務制定詳細的工作方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，將工作方案中的任務分解，逐一明確相關事項和環(huán)節(jié)的具體責任人，并列表印發(fā)，使各項任務職責分明、一目了然。
二是落實要細。會前準備工作具有很強的時限性，各工作小組要緊緊圍繞職責分工抓好落實。起草會議文件和落實與會人員，是會前準備的兩個關鍵要素。會議文件從起草到定稿要經過多次修改和討論，甚至定稿后還會受到各種變化因素的影響，應適當推遲印制時間。會議文件裝袋前，要對所有應發(fā)材料進行全面核實，確保資料齊全、次序不亂。落實與會人員要根據所在單位的不同，采用文字、短信、電報、傳真、電話等多種方式通知，確保及時準確、無遺漏；需要被通知單位反饋名單和提供有關材料的，要及時催辦、收集齊全。
三是檢查要細。這是落實方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可采用聽取匯報和現場檢查兩種方式。大會秘書處要根據計劃進度定期聽取各工作小組情況匯報，協(xié)調解決相關問題。會場布置是現場檢查的重點，從主席臺布置到座位安排，從話筒到碟片都要一一檢查，對落實不到位或銜接不夠的地方，要及時發(fā)現、及時督促、及時整改。
會中場內和場外運轉要有序
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