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做好會前準(zhǔn)備,這五步是關(guān)鍵

辦會專欄 時間:2023-02-08 收藏 WORD下載

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凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。做好會前準(zhǔn)備是確保優(yōu)質(zhì)高效開好會議的基礎(chǔ)。會前準(zhǔn)備要走好“方案制定、會議通知、名單收集、會場布置、會場查驗”關(guān)鍵五步。 

01方案制定 

根據(jù)會議特點(diǎn)和要求,第一時間摸清情況是制定會議方案的前提: 

一是確定會議主題,搞清楚會議是了解情況、解決問題還是安排部署,掌握會議背景、主要內(nèi)容、以往慣例等。 

二是確定會議類型,搞清楚會議是全體大會、座談會還是報告會,掌握會議時長、參會領(lǐng)導(dǎo)、具體范圍等。 

三是確定會議形式,搞清楚會議是現(xiàn)場工作會、電視電話會還是網(wǎng)絡(luò)視頻會,是上下座(設(shè)主席臺)、圓桌座還是面對面座,掌握會議場地布局。 

在摸清基本情況的基礎(chǔ)上起草會議方案,其要素包括會議時間、舉辦地點(diǎn)、主要內(nèi)容、會議議程、參會范圍、其他事項等(見例1)。 


02會議通知 

會議方案確定后,要根據(jù)會議方案起草會議通知。會議通知要做到簡明扼要、重點(diǎn)突出、要求明確(見例2)。 


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