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發(fā)放會議材料，既是辦公室人員的經(jīng)常性工作，也是辦會人員的常規(guī)性事務，貌似簡單，想做好并不容易。
發(fā)放前，精心謀劃、想透全程
緊扣會議方案，確定材料發(fā)放形式。主動對接會務承辦人員或會務組，研究會議實施方案、會議指南等，及時掌握材料發(fā)放的時間、地點、對象及其他要求，并根據(jù)不同的會議規(guī)模，確定不同的發(fā)放方式。
比如，對人數(shù)較少、議程簡單的小型會議，既可以會前根據(jù)登記記錄依次發(fā)放材料，也可以在時間緊急的情況下，先行按份號依次發(fā)放材料，會中及時做好補登工作；對人數(shù)較多、形式復雜的大型會議，要在會前根據(jù)會務工作部署，制定材料發(fā)放任務及人員分工安排方案，明確具體責任，并制定會議材料運行表，明確發(fā)文日期、材料標題、供稿單位、送印時限、交付時限、分發(fā)時限、分發(fā)范圍等，施行“掛圖作戰(zhàn)”，確保發(fā)放材料準確、及時、安全。
緊扣運轉環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)起草、印制、運輸三方。主動對接材料起草組負責人或具體起草人員，動態(tài)掌握材料的起草、呈報、簽批等情況，盡力壓縮定稿與印制之間的運轉時間，留足會前發(fā)放材料的準備時間，可根據(jù)材料類別、密級、數(shù)量等的變化靈活調(diào)整人員分工。
主動對接印制部門，按照主次先后和輕重緩急，優(yōu)先印制時間緊急、重要的會議材料，及時按程序交付發(fā)文人員。
如遇到材料不能按計劃印制、交付的情況，要第一時間向會務負責人或相關領導匯報并提出合理的補救建議。如果會議地點與印制地點之間距離較遠，還要提前備好車輛，做好會議材料的運送、移交、保密等工作。
緊扣確保整體效果，積極主動補臺。“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之梗塞。”發(fā)文人員領取會議材料后，既要按照任務及分工安排做好聯(lián)系協(xié)調(diào)、材料發(fā)放等本職工作，還要做好補臺、把關工作。要認真核對標題、密級、頁碼等內(nèi)容是否無誤，檢查文字、數(shù)字、標點符號等用法是否規(guī)范，對一些明顯錯誤，及時聯(lián)系文稿起草人員或負責人核對。比如，“預選候選人名單”與“候選人名單”就容易混淆，雖然僅有“預選”兩字之差，但內(nèi)涵卻有天壤之別。
另外，如有粘連、缺頁、破損等不符合要求的材料，要迅速協(xié)調(diào)更換。
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