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會(huì)議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優(yōu)化決策的一種通用形式，一直被機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所廣泛利用。如何開(kāi)好會(huì)，開(kāi)短會(huì)，做好會(huì)務(wù)工作，是保證會(huì)議高效的前提。一名稱(chēng)職的秘書(shū)一定是一個(gè)組織會(huì)務(wù)工作的高手。
會(huì)務(wù)工作即會(huì)議的組織、保證和服務(wù)工作。一般需要有會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三個(gè)方面的努力配合。這里主要就服務(wù)者即秘書(shū)人員所做的會(huì)務(wù)工作加以論述。秘書(shū)做好會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵在于會(huì)前精心準(zhǔn)備；會(huì)中做好管理保證；會(huì)后及時(shí)總結(jié)反饋。
一、會(huì)務(wù)工作內(nèi)容
會(huì)務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì)議的規(guī)定、內(nèi)容、級(jí)別有一定的關(guān)系，一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議越大，規(guī)格越高，會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容也就越多，做好會(huì)務(wù)工作的難度也就越大。對(duì)于有些小型會(huì)議，僅僅發(fā)個(gè)通知，確定時(shí)間、地點(diǎn)，做個(gè)記錄就行，會(huì)務(wù)工作非常簡(jiǎn)單。但對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層的某些決策會(huì)議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須做好精心準(zhǔn)備；大型和特大型會(huì)議，由于會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容較為繁雜，需要由專(zhuān)門(mén)成立的會(huì)務(wù)組來(lái)組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會(huì)議秘書(shū)人員怎樣做好會(huì)務(wù)工作加以闡述，從會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段分別進(jìn)行論述。
（一）會(huì)前超前籌措，精心準(zhǔn)備。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！比魏螘?huì)議不管是大，是小，是長(zhǎng)，是短，均須有目標(biāo)，有計(jì)劃，有分析，有論證，準(zhǔn)備工作必須充分。甚至可以說(shuō)，會(huì)務(wù)工作的成敗，很大程度上取決于會(huì)議的前期準(zhǔn)備工作細(xì)化程度。具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：
1.了解掌握相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書(shū)人員收集，但必須把握住一個(gè)原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)的真正意圖，通過(guò)開(kāi)會(huì)要解決什么問(wèn)題，達(dá)到什么目的。對(duì)收集到的議題要不斷進(jìn)行篩選，反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時(shí)還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便見(jiàn)縫插針，同時(shí)盡可能避免把不成熟的議題帶到會(huì)議上去。
2.做好會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作。包括占場(chǎng)費(fèi)、租金費(fèi)、用品費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等預(yù)算。制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)本著勤儉辦會(huì)、節(jié)約辦會(huì)的原則，盡量降低會(huì)議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個(gè)只有幾十個(gè)人參加的工作會(huì)議預(yù)算經(jīng)費(fèi)支出為10萬(wàn)元，那就是一次失敗的會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。
3.做好會(huì)議議程、日程的制定。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容所做的順序排列，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明概略，切不可拖沓冗長(zhǎng)。會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格式，將會(huì)議議程的各項(xiàng)分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午及晚上三個(gè)單元，使與會(huì)者一目了然，反之，就會(huì)讓與會(huì)者之間互相打聽(tīng)，誰(shuí)也沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的說(shuō)法。舉例來(lái)說(shuō)：
2月18日預(yù)備會(huì)議
2月19日正式會(huì)議
2月20日會(huì)議結(jié)束
上例的這個(gè)會(huì)議日程安排表制定得就不算很成功，因?yàn)樗`反了會(huì)議日程的制定方針（應(yīng)把與與會(huì)者有關(guān)的需配合的事項(xiàng)準(zhǔn)確無(wú)誤地事先告之），所以在制定會(huì)議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無(wú)誤。
4.做好與會(huì)人員范圍的確定及會(huì)議通知的發(fā)送。注意何種規(guī)格檔次的會(huì)議由何種層次與何種身份的人參加。據(jù)我所知，現(xiàn)在社會(huì)上有些單位辦會(huì)，動(dòng)不動(dòng)請(qǐng)上一堆“名人”，根本不按會(huì)議的實(shí)際需要確定與會(huì)人員。這樣做，除了給會(huì)議的主辦單位與會(huì)議的組織者增加會(huì)務(wù)工作負(fù)擔(dān)外，什么作用也達(dá)不到。擬定與會(huì)人員名單，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要，做到應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不請(qǐng)，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會(huì)議通知時(shí)，一定要注意其準(zhǔn)確性，把會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象及注意事項(xiàng)預(yù)先打在一張通知單上，按單通知至相關(guān)單位與個(gè)人，秘書(shū)同時(shí)需記錄下接收此會(huì)議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。
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