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把會(huì)開(kāi)短是真功夫，是會(huì)務(wù)組織者和全體與會(huì)人員工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力的體現(xiàn)。從會(huì)務(wù)組織服務(wù)角度來(lái)看，如何控制好會(huì)議時(shí)間，把會(huì)議開(kāi)得有秩序、有氛圍、有效率，是需要我們認(rèn)真研究總結(jié)的。會(huì)議種類(lèi)多種多樣，會(huì)議規(guī)模有大有小，對(duì)控制時(shí)間的要求各有不同，只有精益求精地搞好會(huì)務(wù)服務(wù)，才能確保會(huì)議優(yōu)質(zhì)高效。
一、優(yōu)化會(huì)議方案控時(shí)間
會(huì)議方案是組織籌備會(huì)議的總遵循，是從源頭把控會(huì)議時(shí)間的重要依據(jù)。
一是精心設(shè)計(jì)會(huì)議方案。根據(jù)議題的重要性和議題之間的連貫性，科學(xué)合理確定會(huì)議議程，分配議題時(shí)間、明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保障會(huì)議運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。
二是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選定議題。要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和議題輕重緩急，向領(lǐng)導(dǎo)建議較為合適的議題數(shù)量，防止因議題數(shù)量過(guò)多而導(dǎo)致固定時(shí)間內(nèi)討論不充分或會(huì)議時(shí)間被延長(zhǎng)。比如，征求意見(jiàn)座談會(huì)一般應(yīng)一會(huì)一題，研究具體事項(xiàng)的會(huì)議一般應(yīng)控制在五項(xiàng)議題內(nèi)。要與議題承辦部門(mén)充分溝通，共同做好上會(huì)議題有關(guān)準(zhǔn)備工作，對(duì)醞釀不成熟、準(zhǔn)備不充分的議題，及時(shí)建議領(lǐng)導(dǎo)推遲上會(huì)。
三是制定重點(diǎn)環(huán)節(jié)分項(xiàng)方案。會(huì)議的重點(diǎn)、復(fù)雜環(huán)節(jié)要準(zhǔn)備細(xì)致，詳細(xì)制定運(yùn)行流程。比如會(huì)中轉(zhuǎn)換議題、頒獎(jiǎng)等，涉及人員轉(zhuǎn)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)布置等，從人員排序站位、移動(dòng)路線(xiàn)，到服務(wù)人員進(jìn)場(chǎng)時(shí)機(jī)、會(huì)場(chǎng)布置方式、所需時(shí)間等各環(huán)節(jié)要事先明確，做到變而有序、快而不亂。
二、作好會(huì)前準(zhǔn)備保時(shí)間
會(huì)務(wù)工作人員要不怕“多此一舉”，多想一想、多看一看、多練一練。
一是做好會(huì)議演練。會(huì)前演練有利于會(huì)務(wù)工作者發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、查堵漏洞、熟悉流程，是確保會(huì)議流暢運(yùn)轉(zhuǎn)的有效措施。比如有選舉事項(xiàng)的大會(huì)，就需要會(huì)前召集選舉會(huì)議主持人和所有涉及選舉任務(wù)的工作人員舉行演練，特別是對(duì)選票收發(fā)、投票、計(jì)票等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)反復(fù)演練、調(diào)整完善，確定最合理、最高效的運(yùn)行方案，保障選舉順利進(jìn)行。
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