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公文的質量直接關系著行政機關的行政效果和形象。如果出現(xiàn)差錯，其負面影響有時是難以估量的。因此公文校核是行政機關工作中的重要一環(huán)。
（一）是否有行文的必要。可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)，這是提高公文質量的首要環(huán)節(jié)。（二）公文的觀點是否正確。要注意公文文稿的基本觀點是否符合辯證唯物主義、歷史唯物主義的基本理論原則。如果有片面的、絕對化的、不符合馬列主義、毛澤東思想的觀點和內容，必須予以糾正。公文中提出的觀點和要求、制定的政策和措施，必須符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)，也必須符合同級地方政府現(xiàn)行的法規(guī)、規(guī)章。否則，必須予以修改。（三）公文的主旨是否明確。公文的主旨就是這個公文要干什么、要解決什么問題。公文的全部內容都須圍繞這個主旨展開并闡述這個主旨，一切無關于主旨的東西都是多余的。換句話說，公文的主旨必須通過公文的全部思想內容、通過貫穿于全文的基本觀點和中心思想表現(xiàn)出來。而這種表現(xiàn)必須是明確的、直陳式的，即向受文者直接表明主張什么、反對什么，要求做什么、不允許做什么，應該怎樣做、不應該怎樣做。要讓受文者理解得明白無誤而不致出現(xiàn)偏差。就公文的內容方面看，公文必須是一文一旨，即一篇公文只表達一個思想觀點、解決一個問題。就語言表述方面看，正如前所述，對公文主旨的表述一定要態(tài)度明朗，觀點鮮明，是則是，非則非，清楚明白，毫不含糊。檢驗主旨是否明確，首先要看文稿是否抓住了重點問題，并對重點問題做出了明確回答，全文的每一句每一段是否都圍繞這一重點問題展開。如果文稿在這方面存在問題，必須進行全面核改。其次要注意一文一旨，不能奢望一個公文解決多個問題。要防止分散主旨，沖淡主題，擾亂公文的意圖，以免貽誤主要問題的解決進程。為此，在核改公文時要堅決舍棄多余的東西，堅持在解決主要問題的政策、措施上下功夫。第三要看選擇的材料是否典型，是否能充分說明重點問題。（四）結構是否清晰。首先要注意公文格式方面諸如發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文層次序數、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關等要素是否與該公文文種、具體內容相吻合，是否齊備，是否符合公文處理規(guī)范。其次要看寫法上是否體現(xiàn)了該文種應有的特點。第三要注意公文層次是否清晰，是否符合大多數人的思維習慣。所用材料之間是否縝密、周嚴、綱目清楚、邏輯性強。第四要注意各個局部之間結合是否完美統(tǒng)一，各個局部是否相對完備，沒有殘缺，段與段的聯(lián)系是否緊密。要使文稿起承轉合順暢自如，首尾相應一氣貫通。第五要注意公文的詳略與疏密。一般情況，公文的主體內容分為多層次、多段落展開，要求密筆詳寫；而公文的寫作目的和意義、提出的希望等則置于開頭和結尾，各為單一段落，概要簡述，宜用疏筆略寫。第六要注意文稿各部分在脈絡上的連貫和協(xié)調一致，不能出現(xiàn)諸如重復的、與全文中心脫節(jié)的、互不相干或自相矛盾的內容。如果各部分有小標題，要使每個小標題的表述風格、結構保持一致。（五）語言是否準確簡練。凡是概念不清、容易產生歧義的語言文字，與該文種語氣、提法不適宜的語言文字，堆砌辭藻、羅列詞匯的現(xiàn)象，不規(guī)范的名詞、數詞、量詞，等等，都必須予以修改。名詞、數量詞還要統(tǒng)一稱謂或度量單位(度量單位應盡量使用國際標準)。（一）調整。包括三個方面：一是結構調整。對公文的層次、段落順序進行調整，使其在邏輯關系上更嚴謹，在表達公文主旨方面更適宜。二是語序調整。在一個段落內對語句的順序進行調整，理順一段文字內在的表述順序或邏輯關系，使其條理更清楚，使其與其它段落的表達方式相一致。三是詞序調整。對一個句子的詞語進行調整，使文句順暢，達到語言流暢的效果。（二）刪除。分為三種情況：一是刪除與公文主旨無關或聯(lián)系不緊密的分支觀點，以突出中心。二是刪去不具體、不確切、不足以說明觀點的例證，刪去平淡、不典型的例證，刪去使用過多而淹沒觀點的例證，以突出觀點。三是刪掉一切可有可無的字、詞、句、段，以簡化語言。（三）增加。分為四種情況：一是觀點、例證出現(xiàn)脫節(jié)，需要融匯的，要適當增加符合邏輯的推理、論述，使理由充分、堅實。二是對缺乏佐證或佐證不力的正確觀點，填補貼切的例證作為依據。三是對轉折生硬的地方增加過渡的段、句、詞。四是對須交代清楚的事項做必要的補充說明。（四）改換。分四種情況：一是對立意膚淺、含糊不清的中心思想，通過深入挖掘或改換角度，使主旨集中鮮明。二是將內容相近、語意重復的段落改寫為一段。三是對佐證不力的例證進行更換。四是對生澀、繁瑣、失當的語言進行簡化、精練、改寫，使之簡潔、生動、得體。
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