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XX公司檔案管理工作流程
具體工作 | 收集各部門、分公司的文書檔案 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 下發(fā)通知 →審核 →接收 →存檔 →沒有按時移交的部門向上級領導匯報 →上級領導督辦 →移交完畢 對于此流程圖的解釋 檔案室每年1月份下發(fā)通知，要求各部門、分公司移交前一年的文書類資料，各部門、分公司秘書按照要求填寫移交清單，經部門領導簽字確認。檔案室秘書對移交清單進行核對，符合要求的進行接收，檔案管理員對接收的文件進行整理、立卷。如沒有按時移交的部門，檔案室進行統(tǒng)計上報董事局辦公室，由其再進行督辦，直到移交完畢。 | |
具體工作 | 對集團所有文書材料進行整理 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 收集 →分類 →組卷 →錄入卷內目錄 →編寫案卷題名→裝訂 關于此流程圖的解釋 收集集團及分公司所有文書材料，按要求進行分類、組卷、錄入卷內目錄、編寫案卷題名，最后裝訂成冊。 | |
具體工作 | 文件借閱 | |
詳 細 工 作 流 程 | 借閱人填寫《文件借閱申請單》—寫清文件編號、文件名稱、原/復印件、份數、借閱用途、密級程度、借閱原因、借閱人、借閱部門、借閱日期、歸還日期—借閱部門主管領導簽字—持簽字齊全的借閱單到檔案室借閱—檔案管理員在文件目錄中查找該文件的編號,將文件編號寫在借閱單上—文件借出后,檔案室依照借閱單在文件借閱登記表上及電子版借閱未歸還目錄中登記—已到借閱預計歸還日期,檔案室電話通知其歸還或辦理續(xù)借—文件歸還時檢查是否完整無損，完好無損,檔案室在實際歸還日期中寫明歸還日期,注銷其借閱手續(xù)—檔案室將歸還文件整理歸檔
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具體工作 | 合同接收 | |
詳 細 工 作 流 程 | 到董辦接收合同—檔案室秘書依據合同類移交表對合同進行核對—手續(xù)完整簽字接收——檔案室對合同進行存檔并下發(fā)相關部門 接收合同要求：1、注意合同及附件、合同轉簽文件的完整性；2、走特事特辦的合同在生效后且下發(fā)到各個部門，但經辦部門需后補手續(xù)。
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具體工作 | 洽商資料接收 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 接收 →核對 →錄入 →存檔 關于此流程圖的解釋 每月由各項目資料員將洽商資料及移交清單移交至檔案室，檔案室秘書將洽商資料逐一核對、接收，錄入電子目錄，進行存檔。 | |
具體工作 | 結算資料接收 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 接收 →核對 →錄入 →存檔 接收合同要求： 1、須有移交部門負責人、移交人及監(jiān)察部門相關人員的簽字；2、應按移交部門出具的移交單進行一一核對； | |
具體工作 | 圖紙檔案接收、整理 | |
詳 細 工 作 流 程
| 流程圖 取圖 →登記 →審核印章 →編號 →錄入 →歸檔 關于此流程圖的解釋 由總工辦電話通知檔案室秘書取圖紙,檔案室秘書審核圖紙是否有總工辦和設計部對此圖紙的確認印章，審核后給圖紙進行編號，加蓋檔案室印章,錄入電子版目錄,按項目類別進行存檔。 | |
具體工作 | 集團營業(yè)執(zhí)照的年檢 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 下載申請表→填寫表格→網上注冊年檢 →向財務部要財務報表 →申請蓋章 →請款 →到工商局辦理年檢 關于此流程圖的解釋 根據工商局規(guī)定，每年3月起，從工商網下載年檢表格，按照營業(yè)執(zhí)照上的內容填寫好年檢表,并在網上注冊年檢，在申請表上加蓋公司的公章、合同章、財務章 , 向財務請款并并要求提供集團12月份的財務報表, 帶著年檢表、營業(yè)執(zhí)照副本、財務報表、公司公章到相應的工商局進行年檢。 | |
具體工作 | 辦理營業(yè)執(zhí)照有效期變更 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 到工商局領取變更表→填寫表格 →修改公司章程、股東會決議 →申請蓋章 →到工商所審核 →變更完成 關于此流程圖的解釋 到領取營業(yè)執(zhí)照的工商所領取變更表并進行填寫，準備好修改后的公司章程和股東會決議，申請變更表、公司章程、股東會決議蓋公章，到工商所進行審核，審核通過后將營業(yè)執(zhí)照放在工商所進行變更。 | |
具體工作 | 借閱圖書 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 查閱 →登記 →錄入 →借出 →歸還 →歸檔 關于此流程圖的解釋 借閱人在檔案室進行查閱，找到需要的圖書后在借書證上登記，填寫姓名和借書時間，檔案室秘書根據借書卡內容在電腦上登記，審核無誤后將圖書借出。借閱人歸還圖書時在借書卡上寫明還書時間，檢查圖書是否完好無損，核對無誤后歸檔。 | |
具體工作 | 刻錄光盤 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 登記(申請) →刻錄 →檢查→下發(fā) 關于此流程圖的解釋 (1)刻錄光盤必須在《刻錄光盤登記表》中登記，注明部門、文件內容、分數等要求，檔案管理員根據登記要求進行刻錄，完畢后檢查刻錄內容，最后下發(fā)給所需部門。 (2)申請刻錄檔案室存檔光盤必須填寫《文件借閱單》，經部門負責人簽字確認，檔案管理員進行刻錄，完畢后檢查刻錄內容，最后下發(fā)給所需部門。 | |
具體工作 | 對各部各項專兼職資料員進行定期指導培訓 | |
詳 細 工 作 流 程 | 流程圖 確定資料員名單 →擬定培訓日期 →擬定培訓內容 →通知相關資料員 →詳細講解培訓內容 →作專業(yè)指導 關于此流程圖的解釋 對集團所屬各部及各項目公司專兼職資料員進行名單確定，不定期的培訓并擬定培訓內容，利用OA系統(tǒng)或電話進行通知，針對每個項目、資料員的特點進行培訓，培訓結束后下現場了解檔案管理的狀況并給予專業(yè)指導。 | |
