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剛進機關的時候，一門心思想搞“大材料”，對日常的一些文字材料總是看不上眼、提不起勁。結果“大材料”沒搞幾個，小材料錯情不斷。后來才慢慢知道，小材料也是見功底、見實力的，也需要悉心揣摩、長期淬煉。
在黨政機關和企事業(yè)行政管理崗位工作，平時面對大量的、經(jīng)常的小材料主要有三種：通知、請示、信息。應該說，只要把這“三板斧”學好用好，不僅會極大地提升工作效率，還會成為領導離不開的“大拿”。
這應該說最常見的文字材料了。一般來講，通知有兩種類型：一種是轉發(fā)文電，比如近日中辦專門發(fā)出通知，要求各級認真學習貫徹黨的十八屆六中全會精神。我們要根據(jù)本單位實際，起草轉發(fā)通知，或者是直接在吃透精神基礎上起草本級的通知。轉發(fā)文電要符合這三方面要求：一是要全面貫徹精神。對上級文電中的主要內容和基本要求，都要在轉發(fā)文電中要進一步強調。二是要緊密聯(lián)系實際。與正在從事的工作結合起來，通過研究措施、設定載體、明確抓手，把上級的要求本土化具體化。三是要簡潔運用文字。就是要語意清楚，言簡意賅，讓人一看就明白、照著就能做。另一種是通知事項。就是對某項工作、某場會議、某次活動進行部署。通知事項也要符合三方面的要求。從內容上講，要把工作的各個環(huán)節(jié)都說清楚，不能含糊不清，讓人不知所措。從時間上講，由于這類通知大都是緊急事務，因此處理起來要事不過夜。從要求上講，允許干什么、不允許干什么，需要做什么、要求怎么做，都很具體。在有的單位也叫呈批件，形象點比喻就是古代大臣呈的奏折。機關經(jīng)常要寫請示件，請示一些事項；一些企業(yè)單位也常常要通過文電請示事項。大多數(shù)請示件都不太長，但內容非常重要，要求很高。有時候就是簡單的一件事，但落實到文字上，想讓領導看清楚我們的考慮，從而同意我們的建議，確實不是一件容易的事。同樣一個請示件，可能有的報到領導那，不僅痛痛快快批準了，還會表揚你主動干事、想得周全；但如果思路不順、邏輯不清，不僅所報事項得不到批準，還會影響對自己素質能力的判斷。如何起草請示呢？老筆頭認為要把握好三條原則：一是言之有理。就是要把所請事項的理由寫得很充分、很全面，比如上級是怎么要求的，本單位是如何需要，基層是如何期盼等等，讓領導感到事情的確就應當這樣辦。二是言之有利。每個請示都帶有呈報者的明確目的，都希望請示事項能得到領導的批準，因此，在堅持實事求是基礎上，要盡量朝有利于自己的方向去用筆。對有利于自己的要素，要說透說到位。三是言之有節(jié)。這里面有兩層含義，一方面要符合相關的政策規(guī)定，不能拿違規(guī)違紀的事項讓領導批；另一方面要層次分明，條目清楚，篇幅短小，不能洋洋灑灑一大篇，領導看不出重點、抓不住要害。上述這些要素體現(xiàn)到了，其他的內容能簡則簡。
信息的表現(xiàn)形式一般也有兩種。一種是消息或新聞，就是某項工作結束后在本單位或本系統(tǒng)的相關媒體刊發(fā)。另一種是專門向上報的信息。兩種文體有很多互通的地方，但也各有側重。前一種的目的是讓本系統(tǒng)的單位和個人了解動態(tài)、掌握實情，從而進一步統(tǒng)一思想、凝心聚力。而后一種的目的則是要把本單位的特色亮點和本級領導的思路考慮體現(xiàn)出來，讓上級看到本單位的實績。
對于下發(fā)的消息或新聞，只要注重時效性、真實性和感染性，基本就能滿足日常工作的需要。但對于向上報的信息，則需要更高的要求。對于報哪些、如何報、報到什么程度，都需要把握原則認真揣摩，不然不僅不會錦上添花，反而可能弄巧成拙。
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